ChatGPTに社内資料を読ませて回答させる方法｜PDF・社内FAQ・AIチャットボット化まで解説

社内マニュアル、業務手順書、PDF資料、FAQ集などを見ながら、「この資料の内容をChatGPTに読ませて、質問に答えてもらえたら便利なのに」と思ったことはないでしょうか。

たとえば社員から同じような質問が何度も来る、必要な情報がどの資料に書いてあるかわからない、マニュアルを探すだけで時間がかかる、といった悩みは多くの職場で起こります。

ChatGPTでは、PDFなどのファイルをアップロードし、内容の要約や情報抽出、質問回答に活用することができます。

ただし一時的に確認するだけなら十分な場合もありますが、社内FAQや、問い合わせ対応のように継続して使いたい場合は、別の考え方も必要です。

そこで選択肢になるのが、Dify というツールです。

Difyを使うと、ChatGPTのようなAIモデルを活用しながら、社内資料をもとに回答するAIチャットボットを作ることができます。

勉強猫

この記事では、まずChatGPTに社内資料を読ませると何ができるのかを整理してから、社内FAQやAIチャットボット化を考える場合のDifyの特徴やメリットを解説するよ。

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ChatGPTに社内資料を読ませると何ができる？

ChatGPTに社内資料を読ませると、資料を最初から最後まで自分で探さなくても、必要な情報を質問形式で確認しやすくなります。

たとえば、PDF化された社内マニュアルをアップロードして、「この資料では経費精算の締切日はいつと書かれていますか？」と質問すれば、資料の中から関連する内容を探して回答してもらえます。

長い資料を短く要約したり、よくある質問と回答の形に整理したり、手順書をチェックリストに変換したりすることもできます。

社内資料を読む作業そのものをなくすというより、必要な情報にたどり着くまでの時間を短くするイメージです。

具体的には、次のような使い方が考えられます。

このように、ChatGPTに社内資料を読ませると、資料を「読むもの」から「質問できるもの」に変えられます。

一方で、注意点もあります。

ChatGPTに資料をアップロードして使う方法は、まず試すにはとても手軽です。

ただし、社内全体で継続的に使うFAQボットとして運用したい場合や、複数の資料をまとめて管理したい場合は、少し不便に感じることがあります。

たとえば、毎回資料をアップロードする必要があったり、誰がどの資料を使っているのか管理しづらかったり、回答内容を業務用チャットボットとして公開しにくかったりします。

そのため、使い方は大きく分けて考えるとわかりやすいです。

つまり、ChatGPTは「まず資料を読ませて試す」には便利です。

一方で、社内資料をもとにしたAIを、チームや部署で継続的に使える形にしたい場合は、DifyのようなツールでAIチャットボット化する方法も検討するとよいでしょう。

ChatGPTだけで社内FAQ化する場合の限界

ChatGPTに社内資料を読ませる方法は、最初に試すにはとても便利です。

ただし「自分が一時的に資料を確認する」のと、「社内メンバーが何度も使えるFAQとして運用する」のでは、必要になる仕組みが変わってきます。

たとえば、自分だけがPDFをアップロードして質問する場合は、ChatGPTだけでも十分に役立ちます。

しかし、部署全体で使う社内FAQにしたい場合や、複数のマニュアルをもとに安定して回答させたい場合は、ChatGPTだけでは不便に感じる場面もあります。

主な違いを整理すると、次のようになります。

ここで大切なのは、ChatGPTが使えないという話ではありません。

むしろ、資料の要約や質問回答を試すだけなら、ChatGPTは非常に手軽です。問題になるのは、それを「業務で何度も使える仕組み」にしようとしたときです。

たとえば、社内FAQとして使う場合、次のような課題が出てきます。

特に社内FAQでは、「誰が使っても、同じ資料をもとに、同じ方針で回答してくれること」が重要です。

社内メンバー全員が使う場合は、毎回同じように資料を読み込ませ、同じルールで回答させ、必要に応じて資料を更新する仕組みが必要になります。

そこで選択肢になるのが、Difyです。

Difyを使うと、社内資料を事前に登録し、その内容をもとに回答するAIチャットボットを作ることができます。

ChatGPTのように会話するだけでなく、社内FAQやマニュアル検索のような業務用アプリとして形にしやすいのが特徴です。

社内資料をAIチャットボット化するならDifyを使おう

社内資料をもとに何度も質問できるAIを作りたい場合は、ChatGPTにその都度ファイルをアップロードするだけでなく、AIチャットボットとして仕組み化する方法もあります。

そこで選択肢になるのが、Dify（ディフィー）です。

Difyは、ChatGPTなどのAIモデルを使いながら、チャットボットや業務アプリを作れるノーコード開発ツールです。

プログラミングの知識がなくても、画面上で設定を進めることで、社内FAQチャットボットや文章作成アプリ、資料要約アプリなどを作ることができます。

Difyで何が作れるか

社内資料をもとに回答するAIを作りたい場合に便利なのが、RAGという仕組みです。

RAGとは、AIが自分の知識だけで答えるのではなく、あらかじめ登録した資料を参照しながら回答する仕組みです。

社内マニュアル、FAQ集、業務手順書、商品資料などを登録しておけば、その内容をもとに質問へ回答するチャットボットを作れます。

たとえば、次のような使い方ができます。

ChatGPTとDifyの違い

ChatGPTとDifyの違いを簡単に整理すると、次のようになります。

ここで大切なのは、DifyはChatGPTの代わりというより、ChatGPTのようなAIを組み込んだ業務用アプリを作るためのツールだということです。

DifyはそのAIの力を使って、「社内資料に答えるチャットボット」「問い合わせ対応アプリ」「PDF要約アプリ」のような形に組み立てることができます。

特に「社内マニュアルをAI化したい」「社内FAQを作りたい」「社員からの同じ質問を減らしたい」と考えているなら、Difyは知っておきたい選択肢です。

DifyでAIチャットボットを作ってみたい方へ

ここまでChatGPTだけで運用する場合の限界、そしてDifyという選択肢について解説してきました。

Difyを使えば、社内マニュアルやFAQ資料を登録し、その内容をもとに回答するチャットボットを作ることができます。

たとえば、次のようなAIチャットボットを作るイメージです。

このようなAIを作れるようになると、単に「ChatGPTを使える人」ではなく、「業務に合わせたAIアプリを作れる人」に近づけます。

当サイト Dify学習館 では、初心者向けにDifyの基本操作から、社内FAQチャットボットのような実務に近いアプリ作成までを学ぶことができます。

Difyをまだ触ったことがない方は、まずは当サイトの無料レッスンでDifyの環境設定と基本操作を試してみるとよいでしょう。

そのうえで、「社内資料をもとに回答するAIを自分で作れるようになりたい」「RAGチャットボットを実務に近い形で学びたい」と感じた方は、Dify学習館の会員版で実践的に学ぶのがおすすめです。

社内資料をAI化する第一歩は、難しいシステムを作ることではありません。まずは、1つの資料をもとに質問できる小さなチャットボットを作ってみることです。

そこから少しずつ資料を増やしたり、回答の精度を確認したり、業務で使いやすい形に改善していけば、実務に役立つAIアプリへ近づけていけます。

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