ChatGPTに社内資料を読ませる方法｜PDF・Projects・Difyの使い分け

社内マニュアルや業務手順書、PDF資料をChatGPTに読み込ませると、資料の要約、必要な情報の確認、FAQ案の作成などに活用できます。

ただし、社内資料の使い方によって、適した方法は異なります。

一度だけPDFの内容を確認するなら、通常のChatGPTでも対応できます。同じ資料を継続的に参照したい場合はProjects、部署内で繰り返し利用する専用の社内FAQやAIチャットボットを作りたい場合は、Difyなどのアプリ開発ツールが選択肢になります。

また、社内資料には機密情報や個人情報が含まれている場合があります。ファイルをアップロードする前に、利用プラン、共有範囲、データの取り扱い、勤務先の社内ルールを確認することも重要です。

この記事では、ChatGPTに社内資料を読み込ませる基本的な方法を説明したうえで、通常チャット・Projects・Difyの違いと、個人利用・チーム共有・社内FAQ化に適した選び方を解説します。

ChatGPTに社内資料を読み込ませる方法

ChatGPTに社内資料を読み込ませる方法は、大きく分けて「通常のチャットにファイルを添付する方法」と「Projectsに資料を追加する方法」の2つです。

一度だけ資料を確認したいのか、同じ資料を継続的に参照したいのかによって使い分けます。

通常のチャットにPDFや資料をアップロードする

一度だけPDFを要約したり、資料の内容について質問したりする場合は、通常のチャットにファイルを添付する方法が簡単です。

基本的な手順は次のとおりです。

たとえば、社内マニュアルをアップロードしたあと、次のように質問できます。

回答の根拠を確認しやすくするため、「資料に書かれていない内容は推測せず、分からないと回答してください」と指示しておくのがおすすめです。

Projectsに資料を追加して継続的に利用する

同じ資料を何度も参照したい場合は、ChatGPTのProjectsを利用する方法があります。

Projectsでは、関連するチャット、アップロードしたファイル、個別の指示を一つの場所にまとめられます。新しいチャットを始めるたびに、同じ資料を探して添付し直す手間を減らせます。

基本的な流れは次のとおりです。

Projectの指示には、たとえば次のような内容を登録します。

「回答するときは、アップロードした社内資料を優先してください。資料に書かれていない内容は推測せず、確認できないと回答してください。可能な場合は、根拠となる資料名やページも示してください。」

継続的に参照する資料や、複数のチャットで共通して使いたい資料がある場合は、通常のチャットよりProjectsの方が管理しやすくなります。

なお、利用できるファイル数や共有機能は契約プランによって異なる場合があります。利用前に、現在のプランと共有設定を確認してください。

読み込ませた資料への質問例

ChatGPTに社内資料を読み込ませると、主に次のような作業に利用できます。

ただし、ChatGPTの回答が必ず正しいとは限りません。

特に規則、契約、金額、期限などの重要な情報は、回答だけで判断せず、元の資料と照合してください。

ChatGPTで社内資料を扱うときの注意点

ChatGPTに社内資料を読み込ませると、資料の検索や要約にかかる時間を減らせます。

ただし、社内資料には機密情報や個人情報が含まれていることがあります。また、ChatGPTが資料の内容を常に正確に読み取り、正しい回答を返すとは限りません。

業務で利用する場合は、便利さだけでなく、情報管理と回答確認のルールも決めておく必要があります。

機密情報や個人情報をそのままアップロードしない

社内資料をアップロードする前に、その資料を外部の生成AIサービスへ入力してよいか確認してください。

特に注意が必要なのは、次のような情報です。

社内ルールで生成AIへの入力が禁止されている場合は、資料をアップロードしてはいけません。

利用が認められている場合でも、必要のない個人情報や機密情報は削除・匿名化してから使用する方が安全です。

また、利用するChatGPTの契約プランやデータ設定によって、データの取り扱いや管理機能が異なります。個人アカウントで判断せず、勤務先の情報管理担当者や社内規定を確認してください。

回答内容を元の資料と照合する

ChatGPTに社内資料を読み込ませても、回答が必ず正しいとは限りません。

資料に書かれていない内容を補って回答したり、似た表現を誤って解釈したりする可能性があります。

特に次の情報は、必ず元の資料と照合してください。

質問するときは、次のような指示を加えると確認しやすくなります。

「アップロードした資料だけを根拠に回答してください。資料に書かれていない場合は、推測せず『確認できません』と回答してください。可能であれば、根拠となった資料名とページも示してください。」

ただし、この指示を加えても誤りを完全に防げるわけではありません。重要な判断では、必ず原文を確認してください。

画像や図表を含むPDFは正しく読めない場合がある

PDFの内容によっては、ChatGPTがすべての情報を正しく読み取れない場合があります。

特に注意が必要なのは、次のような資料です。

ファイル形式や契約プランによって、PDF内の画像・図表の扱いが異なる場合もあります。

重要な表や図を含む資料では、回答結果だけで判断せず、元のPDFと比較してください。必要に応じて、対象ページを画像として添付したり、表をExcelやCSV形式で用意したりする方法もあります。

資料の更新とアクセス権限を管理する

Projectsを利用すると、同じ資料を継続的に参照できます。

一方で、古い資料を残したまま新しい資料を追加すると、どちらを参照すべきか分かりにくくなる可能性があります。

社内資料を継続的に利用する場合は、次のルールを決めておくと管理しやすくなります。

資料を置くだけでなく、誰がどの資料を管理するのかまで決めることが重要です。

継続的な社内FAQには運用ルールが必要

ChatGPTのProjectsを利用すれば、同じ資料を参照した質問回答や、メンバー間での情報共有ができます。

ただし、部署全体で利用する正式な社内FAQにする場合は、資料を共有するだけでは十分でないことがあります。

たとえば、次のような運用ルールが必要です。

個人や少人数で資料を確認するだけなら、ChatGPTの通常チャットやProjectsでも対応できます。

一方で、専用の画面を用意したい場合や、登録資料・回答ルール・公開範囲を管理しながら社内FAQを運用したい場合は、Difyなどを使って専用アプリとして構築する方法もあります。

社内FAQを専用アプリにするならDifyも選択肢

ChatGPTの通常チャットやProjectsを利用すれば、アップロードした社内資料について質問したり、複数人で資料を共有したりできます。

一方で、社内資料をもとに回答する専用画面を用意したい場合や、回答ルールを統一したAIチャットボットとして運用したい場合は、Difyも選択肢になります。

Difyは、生成AIを組み込んだチャットボットや業務アプリを作れるノーコード・ローコードの開発ツールです。

社内マニュアルやFAQなどをナレッジとして登録し、その内容を参照して回答するチャットボットを作成できます。

Difyが向いているケース

次のような場合は、ChatGPTへ直接資料をアップロードする方法より、Difyで専用アプリを作る方法が向いている可能性があります。

たとえば、社内ルールについて回答するFAQボット、業務手順を案内するマニュアル検索ボット、商品資料について回答する営業支援ボットなどを作れます。

ただし、Difyを導入すれば自動的に正確な回答が得られるわけではありません。

登録する資料の整理、回答ルールの設定、テスト、資料更新などの運用は別途必要です。また、社内利用では、公開範囲やアクセス方法についても確認してください。

ChatGPT ProjectsとDifyの違い

ChatGPT ProjectsとDifyは、どちらも資料を参照した質問回答に利用できますが、主な目的が異なります。

個人や少人数で資料を確認する場合は、ChatGPT Projectsの方が手軽です。

一方で、利用者が毎回指示を書かなくても、同じ資料と回答ルールを使える専用チャットボットを用意したい場合は、Difyが候補になります。

どちらが優れているかではなく、資料を使って自分たちで作業したいのか、資料を参照する専用アプリを提供したいのかで選びます。

Difyで社内FAQを作る基本的な流れ

Difyで社内FAQを作る場合は、おおむね次の流れで進めます。

ナレッジベースの設定やRAGチャットボットの詳しい作成手順は、「Difyで社内資料をもとに回答するRAGチャットボットの作り方」で解説しています。

特に重要なのは、最初から大量の資料を登録しないことです。

まずは一つのマニュアルやFAQ集だけを使い、想定した質問へ正しく回答できるか確認します。その後、回答内容を確認しながら対象資料を増やしていく方が、問題の原因を見つけやすくなります。

Difyを初めて使う場合は、先に無料Lessonで基本操作とアプリ作成の流れを確認してください。

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まとめ｜目的に合わせてChatGPT・Projects・Difyを選ぼう

ChatGPTに社内資料を読み込ませると、長いマニュアルの要約、必要な情報の確認、FAQ案の作成などに活用できます。

ただし、適した方法は利用目的によって異なります。

まずは、ChatGPTに一つの資料をアップロードし、想定した質問へ正しく回答できるか試してみるのがおすすめです。

同じ資料を何度も利用したくなった場合はProjectsへ移し、さらに回答ルールや利用画面を統一したくなった段階で、Difyによるアプリ化を検討すると無理なく進められます。

どの方法を選ぶ場合でも、機密情報や個人情報を入力してよいか確認し、重要な回答は必ず元の資料と照合してください。

Difyを無料で試してみる

Difyを使ったことがない方は、最初から社内FAQを完成させようとせず、まずは無料Lessonで基本操作を体験してください。

無料Lesson1では、Difyの概要、環境構築、最初のチャットボット作成、RAGの基本、アプリ公開までを順番に学べます。

実際に小さなアプリを作ることで、自分の社内資料や業務にDifyを活用できそうか判断しやすくなります。

まずは無料Lessonから、Difyによる生成AIアプリ開発を始めてみてください。

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